Ettevõtete projektijuhtimist, administreerimist ja müügiprotsesse ühendavad, jälgivad ja analüüsivad digitaalsed tööriistad on tänaseks saanud oluliseks teguriks, mis aitab tõsta töö efektiivsust ja tootlikkust ning püsida turul konkurentsivõimelisena.
Kinnisvaraturul aitavad sellised vahendid vähendada inimlike eksimuste arvu ning tagada sujuva protsessi alates esimesest kliendikontaktist kuni uue kodu võtmete üleandmiseni ja ka hiljem. Ettevõte „Realco“ kasutab oma vajadustele kohandatud ärijuhtimissüsteemi (VVS) juba üheksa aastat.
Esimesed sammud: Exceli tabelitest tervikliku VVS-ni
„Alustasime müügiosakonnast ja selle vajadusest loobuda „Exceli“ tabelitest ning käsitööst. Soovisime, et kõik andmed oleksid ühes kohas ning et müügi- ja klienditeenindusprotsessid oleksid selged, läbipaistvad ja kiired,“ meenutab „Realco“ IT-projektijuht Ermina Kačinskienė.
Alguses kasutati kogu maailmas tuntud „Odoo“ CRM-süsteemi, millest sai ettevõtte ärijuhtimissüsteemi tuum. Süsteemi tuli aga põhjalikult kohandada, sest „Odoo“ pakkus hulgaliselt funktsioone, mida kinnisvarafirma ei vajanud, kuid samas puudusid mitmed just sellele ärivaldkonnale hädavajalikud võimalused.
„Oleme seda avatud lähtekoodiga CRM-i kõik need aastad pidevalt täiustanud – loobunud mittevajalikust ja lisanud uusi lahendusi. Nüüd on meil süsteem, mis on täielikult kohandatud kinnisvaraarenduse vajadustele. Loomulikult ei ole see kunagi lõpuni valmis – mõtleme pidevalt, kuidas teha asju veel paremini ja mugavamalt,“ rõhutab IT-spetsialist ning lisab, et põhiosa tööst CRM-i kohandamisel ettevõtte vajadustele võttis umbes viis aastat.
„Odoo“ roll Realco igapäevases töös
Tänaseks katab „Realco“ kasutatav „Odoo“ süsteem suurema osa kinnisvaraprojektide juhtimise tsüklist. Kliendipäringud, müügiprotsessi etapid, maksed, raamatupidamine ja defektide registreerimine – kõik see hallatakse ühe VVS-i kaudu.
„Odoo“ on ühendatud nelja suurema süsteemiga:
- kliendiportaal,
- ettevõtte arendatavate projektide eraldi veebilehed,
- raamatupidamissüsteem „Business Central“,
- aruandlus- ja analüütikaplatvorm „Power BI“.
Nätsimatu tööriist nii müügile kui raamatupidamisele
Ettevõtte müügiosakond planeerib ja juhib kogu oma tegevust ärijuhtimissüsteemis: kõnesid, kohtumisi, tähtaegu ja märkmeid. Eraldi tabeleid, märkmikke ega muid abivahendeid info meelde jätmiseks enam ei ole tarvis. Kuna süsteemil on ka mobiilne versioon, saab vajadusel sisestada või uuendada infot VVS-is väga kiiresti otse kinnisvaraobjektil.
„Igapäevaselt tähendab see mitte ainult rohkelt säästetud aega, vaid ka seda, et tööde üleandmine kollegide vahel on ladus. Kui üks kolleeg ootamatult haigestub, saab teine tema ülesanded kohe üle võtta, sest kogu vajalik info on VVS-is olemas. Samuti aitas „Odoo“ minimeerida inimlikke vigu lepingute koostamisel, mida käsitsi tehes varem ette tuli. Nüüd piisab lepinguks vajaliku info sisestamisest VVS-i – mõne nupuvajutusega prindib süsteem välja valmis lepingu koos plaanide ja vajalike lisadega,“ selgitab E. Kačinskienė.
Üks VVS-iga liidestatud osadest on „Microsofti“ raamatupidamis- ja ärijuhtimissüsteem „Business Central“ (endine „Navision“ ja „Microsoft Dynamics NAV“), mis vahetab reaalajas andmeid „Odoo“-ga. See välistab vajaduse kulutada aega käsitsi andmete võrdlemisele ja korrigeerimisele.
„Oleme oma VVS-iga sidunud kogu raamatupidamisprotsessi. Iga uue kliendi jaoks luuakse automaatselt isiklik viitenumber ning kõik järgnevad maksed seotakse konkreetse tehinguga, vähendades seeläbi vigade riski. Süsteem saab automaatselt arvutada ka sissemakse jagamise osadeks, mistõttu ei pea müüjad seda enam ise tegema. Nad näevad kohe kogu infot, summasid ja maksete olekut,“ rõhutab E. Kačinskienė.
Andmeanalüüs „Power BI“ abil
Teine intensiivselt arendatav VVS-i osa on „Microsofti“ loodud andmeanalüüsi ja visualiseerimise platvorm „Power BI“.
„Selles aruandlussüsteemis saame nüüd vaadata ja analüüsida praktiliselt kõiki projekti majandusnäitajaid – kui palju tulu on laekunud, kui palju on plaanis koguda; samuti saab lihtsalt jälgida ja analüüsida müügiosakonna efektiivsust. Süsteemis on kuvatud ka turundusosakonna aruanded – milliseid kampaaniaid viidi läbi, kui hästi need toimisid. Samuti leiab sealt kogu info avatud uste päevade kohta: mitu kohtumist toimus, kui palju oli keeldumisi ja mis olid nende põhjused jne. Kogu see ja palju muu teave kirjeldatakse ja talletatakse VVS-is,“ räägib E. Kačinskienė.
VVS – mitte enam lisaväärtus, vaid hädavajalik
Kinnisvaraprojektide arendamiseks kohandatud VVS on muutunud asendamatuks tööriistaks ettevõtte igapäevases töös. Algus ei olnud siiski väga lihtne, sest esialgu tajuti ettevõttes süsteemi kui ühekordset, valmis toodet.
„Alles hiljem jõudsime arusaamiseni, et tegemist on pidevalt areneva ja täieneva tööriistaga, mida tuleb järjest kohandada kiiresti muutuvate äriprotsesside, põhimõtete ja vajaduste järgi. Nagu iga uue lahenduse puhul, vajasime ka VVS-iga harjumiseks aega. Nüüd on süsteem saanud loomulikuks osaks iga kauaaegse töötaja igapäevasest tööst ja ka uued kolleegid omandavad selle kasutamise põhimõtted ning eelised väga kiiresti,“ ütleb E. Kačinskienė.
IT-spetsialisti veendumuse kohaselt on mugavad ning konkreetsete, unikaalsete ärivajaduste järgi kohandatud süsteemid tulevik mitte ainult kinnisvaraarendajate, vaid kõigi valdkondade ettevõtete jaoks.
„Sellised süsteemid ei ole enam eristumisvõimalus, vaid hädavajadus. Uus aktuaalne teema ja samas väljakutse on tehisintellekti rakendamine kõigi ettevõtte projektijuhtimise, administreerimise ja müügiprotsesside optimeerimisel ning andmeanalüüsis. Mõistes tehnoloogiliste uuenduste tähtsust ja mõju konkurentsivõimele, valmistume selleks juba praegu väga aktiivselt,“ võtab E. Kačinskienė teema kokku.
